Evolución de la Firma Electrónica – Fundación Instituto de Ingeniería para la Investigación y Desarrollo

Autor: Jesús R. Colmenares / Centro de Seguridad Informática y Certificación Electrónica (CESICE)-FIIIDT.

RESUMEN

La evolución tecnológica de los últimos años en el campo electrónico y digital, ha transformado la industria, el comercio, el sector de servicios domesticos, entre otros.

Hoy en día cada vez hay una demanda mayor de las transacciones ante una necesidad de interactuar por medio de las redes. El concepto de firma digital nace de una oferta tecnológica para acercar la firma manuscrita (hológrafa), a lo que se llama el trabajo en redes o ciberespacio que garantiza los trámites hechos en Internet. Debido a la evolución que se ha producido a lo largo de los años, la firma también se ha tenido que adaptar a los nuevos medios. Primero apareció la firma digital o electrónica, en el que es necesario un certificado digital válido emitido por una Autoridad de Certificación acreditada por una entidad pública, normalmente un organismo encargado.

CONCEPTOS BASICOS:

La firma electrónica es un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

INTRODUCCIÓN

El Certificado Digital es el único medio que permite garantizar técnica y legalmente la identidad de una persona en Internet. Se trata de un requisito indispensable para que las instituciones puedan ofrecer servicios seguros a través de Internet.

Otra utilidad de los Certificados Digitales es que posibilitan el envío de mensajes cifrados: utilizando la clave pública de un Certificado, es posible cifrar un mensaje y enviarlo al titular del Certificado, quien será la única persona que podrá descifrar el mensaje con su clave privada.

La firma electrónica “es un conjunto de datos (personales) que vincula de manera única el documento al usuario y garantiza la integridad del documento electrónico”. Según la Superintendencia de Servicios Certificación Electrónica (Suscerte) “Aporta al mundo digital las mismas características que la firma autógrafa al mundo real”. En Venezuela se aprobó en el año 2001, vía Habilitante, la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas. Sin embargo, fue en 2011 cuando el Gobierno la aplicó. El 16 de julio de ese año, el presidente Hugo Chávez obtuvo su certificado o tarjeta electrónica, requisito básico para poder firmar documentos desde el exterior.

Desarrollo en América del Sur

En América del Sur, la firma digital tuvo sus comienzos en 1998, cuando desde el Mercosur se impulsó que se legislara al respecto entre sus integrantes. De esta manera, Uruguay se convirtió en el primer país del continente en contar con la firma electrónica. Le siguieron Colombia, Puerto Rico, México, Perú, Argentina, Brasil, República Dominicana y otros muchos. En la actualidad, son muy pocos los países que no cuentan con una legislación formal.

Uno de los principales usos que se están realizando de la firma electrónica es en el sector de recursos humanos. En los últimos 3 años, se han impulsado especialmente las reglamentaciones específicas para permitir y masificar su uso, por ejemplo, en los recibos de empleados, donde la legislación es más rígida y no permite el alojamiento de certificados en servidores centralizados (salvo en algunas legislaciones como la colombiana).

La firma electrónica es una herramienta imprescindible en todo departamento de recursos humanos que aspira a mejorar en eficiencia digitalizando sus procedimientos de contratación y gestión del talento. Mejorar en eficiencia es una de las muchas vertientes que tiene un proceso de transformación digital y, actualmente, este cambio debe considerarse como una de las prioridades de los departamentos de RRHH, cuyo rol se considera clave en la digitalización de toda la empresa.

Al implementarse como herramienta de uso diario, la firma electrónica contribuye de forma notable a mejorar la eficiencia del departamento, puesto que supone un ahorro evidente de tiempo y de materiales consumibles (todos los asociados a la impresión de documentos). Y el hecho de hacer tangible la mejora de forma tan clara, pone de manifiesto el beneficio que pueden obtener los departamentos de RRHH con el uso de soluciones digitales.

Y es que, en general, la evolución está siendo rápida porque hay un gran interés por parte de las empresas por dejar atrás en el papel. Hay que tener en cuenta las dificultades logísticas que hay entre países como Brasil, Argentina o Chile donde las distancias son muy largas. Además, se está tomando conciencia de ventajas como la reducción de costos y simplicidad de los procesos.

El SAT continúa con los esquemas de transformación e innovación tecnológica, un ejemplo de ello es en la última semana de diciembre 2015 donde puso a disposición de las personas físicas que cuentan con firma electrónica avanzada la e.firma portable, esquema que permitirá autenticar y autorizar trámites y servicios a través de la generación de claves dinámicas en los dispositivos móviles, lo cual beneficia al ciudadano al darle fácil acceso a las aplicaciones del SAT de manera segura.

La implementación de la Firma Electrónica Avanzada en el SAT ha sido el detonador de la explosión en el desarrollo y prestación de servicios y trámites electrónicos a través de Internet, mismos que incluyen, entre otros:

Inscripción el RFC a través de Internet usando la CURP.
Avisos al RFC.
Declaraciones y pagos de impuestos.
Consulta directa y en cualquier momento de la situación fiscal y de cumplimiento de obligaciones.
Envío y recepción de comunicaciones seguras con la autoridad vía Internet, Buzón Tributario.
Envío de reportes de contabilidad electrónica, en lugar de presentar físicamente papel y revisiones en oficinas de los contribuyentes.
Emisión y recepción de comprobantes fiscales digitales y su integración natural a los procesos administrativos informatizados de las empresas.
Cumplimiento de obligaciones fiscales a través de documentos electrónicos y usando Prestadores de Servicios de Certificación de Recepción (trámites que se envían y reciben directamente entre las computadoras).

Hasta el mes de octubre de 2015 se cuenta con 7.6 millones de Firmas Electrónicas de Personas Físicas, siendo el SAT una de las Autoridades Certificadoras más grandes del mundo; se estima que para el periodo del primero de enero al 31 de diciembre de 2016 se generarán más de 1.5 millones de certificados nuevos para contribuyentes que se encuentran obligados a la emisión de facturas electrónicas o requieran utilizar los servicios que ofrecen las dependencias del Gobierno de la República, entidades federativas y municipios.

Del aislamiento preventivo ordenado por el presidente de la República como consecuencia del COVID-19 se derivan importantes limitaciones para llevar a cabo trámites y asistir a reuniones de forma presencial. Bajo este contexto, la firma digital, entendida como un conjunto de caracteres que acompañan a un documento o texto y dos claves, una pública y otra privada, adquiere relevancia.

De acuerdo con la Ley 527 de 1999 la firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita cuando: (i) es única a la persona que la usa, (ii) es susceptible de ser verificada, (iii) está bajo el control exclusivo de la persona que la usa, (iv) está ligada a la información o mensaje de forma que si estos son cambiados, la firma digital es inválida y (v) está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

De acuerdo con lo anterior, las firmas digitales deben estar certificadas por una Entidad de Certificación en aras de garantizar la identidad y responsabilidad de las personas que intervienen en una transacción o en un documento electrónico garantizando que el emisor de un documento no pueda negar el conocimiento de un mensaje de datos por el emitido y las obligaciones derivadas de este.

La firma digital es expedida para representantes legales, pertenecientes a empresas, profesionales titulados, función pública y personas naturales y puede ser usada, cuando se tenga la capacidad jurídica, para enviar reportes a entidades de control, firmar contratos, configurarla en el correo electrónico o para realizar el pago de impuestos ante la Secretaría de Hacienda Distrital, entre otros.

Por otra parte, debe tenerse en cuenta que existen otros tipos de firmas electrónicas diferentes a la firma digital como datos biométricos, contraseñas y claves criptográficas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos enviado. Para utilizar estas firmas electrónicas debe verificarse la confiabilidad y pertinencia de la firma utilizada de acuerdo con la transacción que se esté llevando a cabo y la regulación específica que existe para cada caso. Sin embargo, el Decreto 2364 de 2012 estipula que la firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si (i) los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante y si (ii) permite detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.

Cabe destacar que el uso de la firma electrónica viene siendo utilizada desde el 2011 por altos funcionarios del Gobierno nacional, tras la oficialización, ese mismo año, de una Autoridad Excepcional de Seguridad para Altos Funcionarios, que incorpora los certificados y firmas electrónicas. Asimismo, el instrumento está amparado por la la Ley nº 1.204 Sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, con fecha de 10 de febrero de 2001; siendo el Suscerte el organismo coordinador.

Promoviendo aplicaciones. Otro de los puntos resaltantes del proyecto de masificación de la firma electrónica que lleva adelante el Suscerte es implementar una serie de aplicaciones entre ellas un sistema con un módulo de firma electrónica donde se podrá llevar al mundo informático y de manera legal el proceso de redacción y aprobación de Puntos de Cuenta, así como la gestión documental del sector público en formato electrónico.

Referencias:

Contacto: ramses.wolverine@gmail.com

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