Metodologías Agiles. Herramientas necesarias para la transformación digital de las organizaciones.

Autor: John Gil Vargas Centro de Seguridad Informática y Certificación Electrónica (CSICE)-FIIIDT. 

 

Atrás quedaron aquellos viejos métodos convencionales para la gestión de proyectos o de áreas gerenciales que acarreaban un gran volumen de trabajo y con altos costes administrativos u operativos (insostenibles la empresa mediana, en su mayoría) y cuya burocracia, a veces excesiva e inútil, imponía plazos de tiempo rígidos que comprimían el ciclo de vida del proyecto sin posibilidades de cambio alguno.

Hoy en día y debido al crecimiento acelerado de la economía digital y atada a una demanda cada vez más creciente de productos y servicios, surge la inherente necesidad de adoptar nuevas maneras de trabajar, nuevos métodos que permitan dar una respuesta acertada y que satisfaga las necesidades de los clientes y/o los requerimiento de la organización. Este enfoque de ser más “ágiles” le permite a las organizaciones desarrollar flexibilidad, eficacia, rapidez y la tan anhela “gestión autónoma de los servicios” y así poder satisfacer rápidamente otra arista de, la siempre creciente, demanda como lo son la innovación y la calidad.

Partiendo de estas afirmaciones es altamente relevante mencionar que este tipo de metodologías se basan el denominado “Manifiesto Ágil”. Este manifiesto surge en el año 2001, año en el que un grupo de expertos en el área de desarrollo de software se plantean si era posible aumentar la calidad del desarrollo, reducir los tiempos, eliminar la incertidumbre y aceptar la tolerancia a cambios. Es en este punto donde el ingeniero a cargo, Kent Beck (creador de las metodologías XP y TDD), cita: “… debemos ser más ágiles y desarrollar mejores métodos de trabajo…” de ahí se acuña el término “…metodologías ágiles…”. El mismo está compuesto por 4 valores fundamentales donde se reúnen los 12 principios del Manifiesto Ágil.

1. Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.
2. Respuesta al cambio sobre seguir un plan
3. Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
4. Software funcionando sobre documentación extensiva

Dicho esto, entendamos del concepto de Metodologías Ágiles:

 “…son un conjunto de herramientas y técnicas que permiten adaptar y dividir los proyectos en fases o tareas más pequeñas, para ir probándolas sobre la marcha y así ver si funcionan o si hay que aplicar cambios…” 

Ahora bien, según un informe denominado Pulse of Professiony realizado por el Project Manager Institute (PMI) en el 2018, afirman que:

“…71% de las organizaciones confirma que utiliza enfoques ágiles para sus proyectos, a veces, con frecuencia o siempre…”

Esto es visto por algunos expertos como una nueva revolución en nuestra sociedad y que cambiará radicalmente la forma en que las organizaciones se construyen. Al ver cómo una ventaja la posibilidad de fallar, pero fallar rápido y barato, y en ese proceso aprender la lección y volver a empezar, las organizaciones han logrado reconfigurar aquel viejo modelo de trabajo y explotar sus ventajas competitivas para adaptarse a este entorno cambiante. Es más que evidente que estas metodologías requieren un cambio en la mentalidad de los empleados y líderes de la organización y eventualmente conducen a una profunda transformación cultural.

Actualmente cada organización cuenta con unidades de negocio digitales, estas son las responsables del desarrollo de una propuesta de valor digital (páginas web, aplicaciones móviles, productos y servicios digitales). Estas unidades de negocio digitales y la organización en general, al desarrollar “agilidad” en sus operaciones, estas, tienen una incidencia directa no solo en el tiempo de entrega del resultado final de su proyecto sino que además impactan en el cálculo para el retorno de la inversión. Esto se refleja en otro de los resultados obtenidos del estudio PMI, donde se determino que las organizaciones que implementan metodologías ágiles llegaron a reportar ingresos hasta un 37% más rápido y que incluso llegaron a reportar incrementos en sus ganancias por más del 30% en comparación con aquellas organizaciones que no administran “ágilmente” sus recursos.

Partiendo de este hecho, podemos entender como la Agile Management (Gestión Ágil de Proyectos) ha ido ganando terreno en un gran número de organizaciones, sin importar de su tamaño ni el sector al que pertenezcan. El adoptar esta metodología brinda una serie de ventajas competitivas que permiten aportar valor en cada etapa del proceso, brindando flexibilidad organizativa y una mejor gestión del conocimiento. Entre muchas otras de sus ventajas, podemos mencionar algunas más relevantes:

1. Subdividir las tareas y hacer entregas parciales, conforme se avanza en el proyecto permite un óptimo monitoreo de los resultados, garantizando el máximo aprovechamiento de los recursos disponibles.
2. Gestionar de forma más eficiente y rápida los cambios que sean necesarios en ese mismo momento, evitando así esperar al final de cada etapa para detectar, evaluar y hacer los cambios.
3. Priorizar las tareas, al existir una figura de Líder o Director de Proyecto, con la suficiente experiencia y conocimiento, esto permite que el equipo focalice su atención en sus actividades asignadas ya que estas están jerarquizadas y así optimizar los esfuerzos y recursos del equipo.
4. Feedback más fluido con el cliente, lo que genera un clima de confianza y motivación con cada entrega corregida y aprobada.
5. Refuerzo de relación metodologías con la calidad de trabajo.

De estos fundamentos podemos entender que no existe solo un método ágil aplicable, a nivel gerencial por lo que hoy en día se destacan 3 Métodos (combinables) por excelencia:

1. SCRUM
2. XP (eXtreme Programming)
3. KAMBAN

Estos han demostrado fehacientemente resultados asombrosos en el tiempo y han alimentado el auge de estas nuevas metodologías y siguen generado ahorros en esfuerzos y recursos de forma extraordinaria. Dicho esto podemos dar la descripción de una de ellas, la cual hasta la fecha es utilizada, en alguna medida, por al menos el 71% de las empresas en América del Norte, parte de Canadá y México. 

SCRUM:

Esta metodología parte del supuesto de que “Todos los proceso son caóticos por naturaleza”, por eso su enfoque se basa en gestionar ese caos. Esto la convierte en una herramienta ideal para el manejo de proyectos de alta complejidad y cuyas exigencias de rapidez y de márgenes mínimo de error requieren un alto grado de adaptabilidad para actuar a tiempo y adaptarse a los cambios. Esto se logra al ejecutar ciclos cortos donde al término de cada etapa se van haciendo entregas de los avances parciales facilitando el hallazgo de soluciones óptimas a los problemas que pueden ir surgiendo en el proceso de desarrollo. Este equipo de trabajo ha de ser altamente eficiente en el cumplimiento de las buenas prácticas de trabajo colaborativo, está conformado por:

1. STAKEHOLDER: Es quien define los requerimientos del proyecto.
   1. Genera el Product Backlog que contiene los detalles de los requerimientos.
   1. Genera el Feedback al recibir los avances de las etapas correspondientes.
   1. PRODUCT OWNER: Es quien prioriza las actividades y sirve de puente entre el Stakeholder y el Scrum Team.
   1. SCRUM MASTER: Su figura dentro del Scrum Team permite facilitar la eficiencia del grupo al eliminar todas aquellas actividades que generan impedimentos en el desarrollo continuo del proyecto. Además es el responsable del cumplimiento de los procesos, reglas, principios y valores ágiles del Scrum.
   1. SCRUM TEAM:  Son los encargados de ejecutar los requerimientos establecidos en el Product Backlog
      1. Esunequipoauto gestionado
      1. No depende de una figura como en Jefe de equipo
      1. Cada miembro del equipo estima sus propios tiempos
      1. Esa estimación determina la velocidad de las iteraciones.

El resultado de aplicar este tipo de metodologías, que no solo se limitan a las áreas de desarrollo de software o TI, es la eliminación de esos desperdicios producto de reuniones largas y sin valor productivo, del consumo injustificados recursos producto de la ejecución sin planificación, en fin eliminar todo aquello que no genera valor al producto y por ende al cliente.

Su propósito no sólo es el cumplimiento de los objetivos, sino encontrar el error y aplicar los correctivos correspondientes. Principio que se logra al evaluar cada fracción de proyecto de manera rápida y eficiente fomentando el trabajo en equipo y haciendo valer la relevancia e importancia de cada uno de los miembros del equipo.

Referencias:

1. https://cio.com.mx
2. https://www.managementsolutions.com
3. http://www.iesa.edu.ve
4. https://obsbusiness.school/int/blog-project-management

 

Contacto: jgvargasfii@gmail.com