La Transformación Digital y el Ciclo de la Digitalización de la Empresa. Parte 1

Autor: José Gutiérrez. Centro de Procesamiento Digital de Imágenes. CPDI.FIIFT. 

 

INTRODUCCIÓN.

   En la actualidad, el concepto “transformación digital” se escucha en todos lados, pero en realidad es algo que se ha trabajado por años y que hasta el momento había pasado desapercibido, antes ya existían proyectos asimilables a lo que ahora se denomina transformación digital. La transformación digital, como tal, no es un término que nace en vacío, sino que incorpora conceptos ya existentes, por lo que al día de hoy no se comprende el significado real de lo que es un negocio sin hablar previamente de ella en esta era digital, hasta tal punto que muchos lo consideran como una nueva revolución industrial y que cambiará para siempre y de forma drástica la forma en la que trabajan las empresas de la misma forma que la máquina de vapor cambió la forma en la que se trabajaba en el siglo XIX. Andy Stalman ya dijo hace años, “No estamos en una era de cambios, sino en un cambio de era” esta afirmación nos indica lo importante que es adaptarnos y cambiar nuestra manera de pensar, de proceder, de organizar, etc.

La Transformación Digital supone una nueva realidad, y no un simple elemento de marketing o de moda, la transformación es la oportunidad de incorporar nuevas tecnologías, pero sobre todo nuevas lógicas, para que el negocio sea más eficiente y permita nuevas oportunidades. Lo importante no es el término sino los conceptos que engloba. En esta nueva realidad no se trata de ser expertos en tecnología, sino de saber manejar las nuevas coordenadas que marca la economía digital, dibujando un nuevo escenario competitivo, al que es imprescindible adaptarse por una simple cuestión de supervivencia, dichas adaptaciones implican el desarrollo de conocimientos y habilidades que permiten aumentar la competitividad del negocio.

Algunos directivos son muy conscientes de ello y ya han puesto en marcha su proceso de cambio. Otros, intentan solo mantener actualizado un blog o abrir perfiles en las redes sociales, pensando que con eso es suficiente para estar al día en un mundo digital, pero la transformación digital es mucho más que eso.

Por lo dicho, en este artículo se tratara de abordar el tema de la Transformación Digital de una forma que se pueda digerir y entender de forma rápida y ligera, que permita identificar los beneficios que se obtienen con su implementación dentro de la empresa.

¿QUÉ ES Y QUÉ NO ES LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL?

La Transformación Digital es el proceso por el cual las organizaciones o empresas reorganizan su forma de funcionar, sus métodos de trabajo y estrategias en general. El objetivo es optimizar los procesos, usando herramientas innovadoras, así como adoptar tecnología y, al mismo tiempo, cambiar la cultura corporativa con el propósito de adoptar nuevos modelos de operación y de negocio. Su implantación debe ser personalizada y adecuada al ritmo de cada compañía para poder asumir cambios. Para esto las empresas deben estar al tanto de las tecnologías y herramientas que tiene a su alcance, con el fin de llevar a cabo dicha transformación, la empresa debe definir una estrategia digital en la que todos los departamentos colaboren en conjunto. Se suele pensar que la tecnología elimina puestos de trabajo, pero al contrario, al incorporar estas tecnologías, las organizaciones requieren nuevos expertos. Además, la cultura de la organización ha de ser plenamente digital y por ello, es fundamental que la compañía evolucione y abra las puertas a un panorama digital en el que los trabajadores puedan potenciar su ingenio, innovar y formarse digitalmente. Por tanto, no se trata simplemente con el tener un simple negocio online, o de comprar ordenadores más potentes, almacenar datos en la nube, usar la imagen de tu marca a través de una web, crear una campaña de marketing digital, instalar un ERP o un CRM. La transformación digital implica mucho más, un cambio en la mentalidad de los directivos y los empleados de la empresa. Es una apuesta de futuro hacia nuevos métodos de trabajo que aprovechen todo el potencial de la digitalización de los procesos, básicamente, aplicar innovaciones digitales a la búsqueda y el aprovechamiento de oportunidades que antes no se incluían. Con ella buscamos oportunidades para nuestro negocio, en un mundo más global:

• Automatizando procesos.
• Minimizando costos.
• Mejorando la comunicación.
• Rompiendo fronteras geográficas.
• Maximizando la eficiencia.

DIFERENCIAS ENTRE DIGITALIZACIÓN Y LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL.

A menudo se habla de estos dos términos de forma intercambiable, llegando a usarlos como sinónimos, pero muchas personas todavía no comprenden la diferencia, creando una gran confusión y conduciendo a errores que en muchos casos generan decepciones. Ciertamente, existen similitudes en las palabras, pareciera que transformación digital y digitalización son lo mismo, pero no, son términos con muy diferentes funciones y significado.

Muchas veces este uso confuso es intencionado por parte de aquellos que intentan hacer ver que sus empresas o negocios están en línea con lo que está de moda, sin estarlo realmente. Otras veces, ese uso confuso viene de parte de quienes tratan de vender con “nueva envoltura” los servicios “de siempre”, demostrando de esta forma su poca profesionalidad a empresas poco conocedoras de lo que compran, pero con inquietud por evolucionar y prepararse para el presente y el futuro.

Mientras la digitalización es el proceso en el que se emplean tecnologías digitales para simplificar, mejorar y/o automatizar operaciones o procesos de negocio. Es algo que de manera constante está teniendo lugar a escala global desde los años 80 y 90 mediante la incorporación progresiva de tecnología como soporte a la ejecución de tareas en cualquier ámbito de nuestras empresas, tanto en áreas corporativas como de negocio u operaciones, casos como la implantación de un ERP, CRM, SCM, SCP, Nóminas, etc. Y su impacto en el mundo empresarial ha sido y es tan determinante, porque hace el trabajo mucho más rápido y eficiente. No obstante, lo habitual es que la digitalización sin más no transforme los procesos de las compañías. Por ejemplo, una empresa de retail que pone en marcha una tienda online ha digitalizado el proceso de venta, pero no lo ha transformado.

En cambio la transformación digital va más allá y consiste en llevar a cabo una transformación profunda de procesos, competencias y modelos de negocio para sacar el máximo provecho de las oportunidades que ofrecen las tecnologías digitales. En particular, para dotar a las empresas de herramientas que permitan una toma de decisiones más automática y objetiva a partir de la información digitalizada (datos), generada por la propia empresa y la eventual explotación de fuentes de datos externas que permitan enriquecer la información propia. De esto va la Transformación Digital, de aprovechar la tecnología para que los procesos de la empresa sean dinámicos y adaptables a un mercado que se mueve a una velocidad de vértigo, sobre todo en determinados sectores de actividad. Obviamente, para pensar en Transformación Digital, es obligado haber pasado antes por un proceso de Digitalización.

ESTÁ TU EMPRESA PREPARADA PARA ASUMIR LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL?

Antes de iniciar un proceso para la implementación de la transformación digital en la empresa, es necesario hacer una autoevaluación a través de preguntas que te ayuden a identificar el punto en el que te encuentras. Por ejemplo:

• ¿Hay cultura digital en tu empresa? ¿Cómo es? ¿Se aplica en toda la organización de forma integrada, o solo en algunas áreas?
• ¿Cómo se almacenan y generan la mayoría de los documentos técnicos que utilizas en tu compañía? ¿Tienes una hoja de ruta para la transformación digital?
• ¿Cómo se gestiona la información relativa a inventarios, stocks e infraestructuras?
• ¿Cómo gestionas la toma de decisiones (individuales o en comités)?
• ¿Cómo te comunicas con el resto del personal? ¿Cómo es la relación entre la administración y los proveedores?
• Y la pregunta más importante… o como se dice la joya de la corona: ¿Tu empresa está preparada para la transformación digital?

Existen muchísimas preguntas para identificar el punto en el que se encuentra tu empresa y empezar a trabajar de forma personalizada su transformación digital a partir del punto que se ha identificado con las respuestas obtenidas.

PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL.

Los pasos para implementar la transformación digital varían en gran medida según las necesidades y los objetivos de tu empresa, Por lo tanto, solo podemos proporcionarte algunos pasos sencillos y esenciales que deberá personalizar en función de sus requisitos:

• Todo parte de una estrategia de negocio. Las empresas deben considerar algunos factores y posibles desafíos para poder implementar su transformación digital. El primer factor por valorar y quizá el más importante, es la estrategia que desarrollará antes, durante y después del proceso. En la medida en que la transformación digital no se trate solamente del uso de tecnología, sino principalmente de la transformación de la operación del negocio, será mejor. Las empresas deben tener muy claro qué áreas de la compañía quieren transformar, y cuáles son los objetivos y alcance de dichos cambios.
• Preparar y promover un cambio organizacional. Otro factor clave a considerar es el talento humano y la cultura organizacional. Teniendo en cuenta la importancia de los cambios a implementar, es indispensable la preparación adecuada del equipo de trabajo y la generación de cambios en la cultura organizacional. Por lo tanto, como parte de la estrategia de transformación digital es clave que las compañías brinden a sus empleados los recursos y formación necesaria. Es decir, que permitan la implementación efectiva de las nuevas tecnologías y la generación de cambios operacionales, a fin de rentabilizar la nueva inversión.
• Optar por las mejores herramientas tecnológicas. Como se trata de transformar el negocio a través del uso de soluciones tecnológicas, las empresas deben contar con herramientas y tecnologías adecuadas que permitan llevar a cabo de manera eficiente los procesos operativos.

VENTAJAS DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL.

La Transformación Digital proporciona, gracias al uso de las tecnologías, nuevas oportunidades de negocio, la misma no se basa en las aptitudes de los trabajadores, sino en la reinvención de las bases de la organización, involucrándose en todos sus procesos internos, generando ventajas competitivas innegables a corto y a largo plazo, obteniendo ventajas tales como:

• Ofrece nuevas oportunidades de negocio, generando con esto diferentes y nuevas fuentes de ingresos.
• Impulsar una cultura de innovación y renovación en el seno de la empresa.
• Mejora la eficiencia de los procesos en las organizaciones.
• Crear una ventaja competitiva y diferenciadora.
• Mejora la experiencia del cliente y su relación con la marca.
• Contribuye a fomentar el trabajo colaborativo y la comunicación interna, mejorando su eficiencia operativa.
• Proporciona una mayor capacidad de respuesta frente a los cambios de los mercados.
• Alarga la vida de la empresa.
• La reducción de costos.
• Facilita la captación de personal mejor calificado.

La transformación digital ya no puede considerarse una opción. En la actualidad, las empresas están en la necesidad de renovarse adaptándose a las nuevas tendencias que arroja esta revolución digital e industrial, si quieren seguir siendo competitivas.

ERRORES COMUNES O DIFICULTADES QUE SE PRESENTAN EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN LA EMPRESA.

La transformación digital vista como un proceso determinante durante su implementación no se realiza de una única manera, existen diferentes formas de aplicarla o desarrollarla, pero existen algunos errores comunes que es importante enumerarlos y mostrarlos para así poder

• Primer gran error. Muchas veces pensamos que los consultores tienen las respuestas y soluciones a todos nuestros problemas empresariales. Está claro que una buena consultoría puede ayudar, enormemente, a la hora de llevar a cabo este proceso, pero no debemos olvidar nunca que quién mejor conoce el negocio a transformar es la propia empresa, sus empleados. Las consultoras solo podrán ayudarnos, si nosotros tenemos claro qué queremos conseguir, dónde está la ventaja competitiva y cómo vamos a potenciar nuestro negocio.
• Segundo error. La Transformación digital debe cambiar toda la empresa, es cierto, sí, pero con calma. Se debe asumir desde el primer momento que una transformación digital a gran nivel, puede ser lenta y nunca se hará de una sola vez. Si pensamos que vamos a cambiarlo todo en un par de meses, el error será garrafal y la decepción será aún mayor. Para llevar este proceso es importante aclarar que el proceso debe ser gradual en el que se ira involucrando, poco a poco, a toda la empresa. Tenemos que ser capaces de identificar pequeñas áreas de mejora, abordarlas al ritmo que más nos convenga, sin olvidar nuestra principal línea de actuación. Empezaremos con pequeños cambios y, si somos pacientes, acabaremos generando una auténtica revolución.
• Un tercer error se presenta al darle mayor atención al costo que representa la transformación digital, si su implementación puede tener un alto costo económico, pero aclaro depende, no hay dos proyectos iguales y que las posibilidades de implantación son prácticamente infinitas, así pues tendremos proyectos de todos los costes. Pero hay más, si el proyecto está bien enfocado y resuelto debería retornar la inversión gradualmente, al presentarse mayores ventas y un incremento en la producción de la empresa con su implementación. Pero pensemos en retrospectiva que no decidimos llevar a cabo la transformación digital por su alto costo, pero si lo hace nuestra competencia directa y son exitosos, con ese logro, lo más probable es que nos saquen del mercado, no volvamos a ser competencia para ellos. Que costo tendría ese desagradable suceso? Definitivamente, no se debe poner a la economía como excusa y tratemos de que nuestro proyecto sea asequible.
• Un cuarto error se presenta, cuando pensamos que la transformación digital es solo tecnológica. La realidad es que la transformación digital es un proceso de cambio global que afecta muchas áreas dentro de la empresa: estrategia, prestación de servicios, nuevos canales de venta y de procesos de negocio, relación con el cliente, gestión diaria, comunicación o contratación. Y sí, claro que la tecnología va a estar presente, pero nunca será el fin. Será, únicamente, un medio más para conseguir nuestras metas.
• En la carrera por la Transformación Digital, muchas empresas tradicionales compiten por llevarse para su empresa profesionales con experiencia y talento enfocado a lo digital, esto podría ser un quinto error, porque pueden olvidar que estos profesionales fuera de un entorno apropiado, no sacan provecho de todo su potencial, si sus responsabilidades no están plenamente integradas en el negocio y entran en conflicto con otras funciones, pudiendo tardar poco en marcharse, porque se empezarían a sentir frustrados por no poder desarrollar su visión en una empresa inmersa en un proceso de transformación, por ello quizás sea mejor que olvidemos la idea de tener uno en nuestras filas. Lo esencial en un proceso de transformación es que la o las personas que asuman estas competencias tengan capacidad para cambiar y adaptarse a las nuevas formas de actuación. Si no abrimos nuestra mente a las nuevas ideas que surgen, dará igual el cargo que ocupemos, o nos adaptamos o nos quedamos atrás. En algunas empresas se han creado equipos de profesionales externos, también llamados “paracaidistas”, que consiguen buenos resultados a corto plazo. Pero, para conseguir resultados a largo plazo, es la empresa y el conjunto de empleados de su plantilla fija las que tienen que cambiar, no basta con contratar de forma puntual a ciertos especialistas
• Un sexto error se puede observar en la incoherencia entre lo digital y lo no digital. Como es eso, la experiencia del cliente al consultar la información de la empresa no puede ser fraccionada o seccionada. Un cliente siempre exigirá el mismo nivel de calidad y servicio por un canal digital que por uno presencial. El acceso a la información, la agilidad en el trámite o el portafolio de servicios debe ser único, los esfuerzos invertidos en la transformación digital pueden quedar inútiles, si no transformamos también la experiencia en los puntos de contacto presenciales con el cliente.
• Un último error común durante la implementación de la transformación digital, estaría relacionado al riesgo en el que se coloca la seguridad de la información y de los recursos vitales de la empresa, algo que solo es manejada por personal clave y que durante la irrupción del proceso de transformación, con la existencia de presiones de tiempo o económicas se acaba poniendo en manos de terceros, y de potenciales intrusos, este error se debe evitar si seguimos una medidas básicas de control. Es imprescindible que cualquier proyecto de digitalización garantice la máxima seguridad para nuestros usuarios y para la empresa.

En el próximo Articulo Parte 2, se continuara con Casos de Éxitos de varias empresas.

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